Création d'une copie authentique

Considérations préliminaires

L'utilisateur doit ouvrir l'application native afin d'établir la connexion entre le périphérique de numérisation et l'application Web du service COPY ( plus d'informations )

Remarque : Compte tenu de la complexité de la configuration des analyseurs réseau, nous vous recommandons d'utiliser des analyseurs locaux.

Étape 1 : Sélectionnez ou non un modèle

Pour générer la copie, cliquez simplement sur le bouton "Créer une copie"

Ci-dessous une pop-up qui permet de choisir si un modèle sera utilisé pour générer la copie (cette option permet à l'utilisateur de ne pas avoir à remplir plus facilement la plupart des champs de configuration car ils sont déjà renseignés) ou sans modèle (implique que l'utilisateur devra remplir tous les champs)

Étape 2 : Remplissez ou vérifiez les champs de configuration et de métadonnées :

Selon le choix (modèle ou non), l'utilisateur doit renseigner les champs obligatoires (et, éventuellement, le cas échéant) surlignés en rouge :

  • organisme délivrant la copie
  • Prise en charge des documents originaux :
    • Papier : Si vous souhaitez faire une copie conforme d'un document papier à l'aide d'un scanner
    • Electronique : si vous souhaitez faire une copie conforme d'un document électronique (dans ce cas, seules les copies de documents au format PDF sont autorisées)
  • Titre de la copie
  • Identifiant du document d'origine

Les champs à renseigner sont regroupés en trois blocs :

  • Copier les paramètres de configuration
  • Copier les métadonnées
  • Métadonnées d'enregistrement : un blog entièrement facultatif conçu pour les utilisateurs qui souhaitent faire une copie d'un document soumis au registre d'entrée et de sortie de l'entité. L'outil vous permet d'incorporer un tampon avec les données d'enregistrement dans la copie ou au cas où vous ne voudriez pas qu'elles soient incorporées en tant que métadonnées.

Étape 3 : générer la copie

Une fois tous les champs renseignés, il suffit de cliquer sur le bouton "Générer".

Puis un écran s'ouvre avec le composant web pour faire la copie :

  • Si vous générez une copie d'un document papier, cliquez ici
  • Si vous générez une copie d'un document électronique, cliquez ici
  • Si vous générez une copie qui inclut le tampon d'entrée et de sortie, cliquez ici

En savoir plus sur les métadonnées et les champs de configuration :

Prénom La description Exemple
Organisme délivrant la copie Identifiant standard de l'organisme chargé de délivrer les copies authentiques Secrétariat ou code DIR3
Prise en charge du document original Indiquez la nature ou le support du document original dont une copie sera faite Papier
Code de vérification de copie sécurisée Le CSV est une référence unique donnée à chaque document, constituée d'un jeu de caractères et générée électroniquement.
Cette référence permet d'identifier le document, de le lier à son émetteur et de vérifier son authenticité et son intégrité grâce à l'accès au siège électronique.
Oui
URL de vérification de copie CSV URL, disponible sur le siège électronique de l'entité, qui permet de vérifier l'authenticité et l'intégrité des copies papier authentiques des documents administratifs électroniques délivrés par l'entité.

Important : Si vous souhaitez que CSV apparaisse dans l'URL, vous devez saisir l'URL comme suit : url + {0}. Par exemple : http://csv.domini.cat/csv?id={0}

REMARQUE : Si votre site n'a pas sa propre page de vérification CSV, vous n'avez pas besoin de signaler ce champ ni aucune page de référence CSV. Le service de copie n'a pas de page de vérification du code de vérification sécurisée.

Si vous souhaitez inclure le CSV dans l'URL : http://csv.domini.cat/csv?id={0}
Si vous ne souhaitez pas inclure le CSV dans l'URL : http://csv.domini.cat/
Mécanisme de génération CSV Indique comment le CSV sera généré. S'il est sélectionné automatiquement, le service générera lui-même le code suivant le modèle suivant : [code INE de l'entité] [DDMMYYYY] [RANDOM_FACTOR]. Si sélectionné manuellement, l'utilisateur doit être averti au moment de la génération de la copie Automatique
Référence à l'arrêté régissant le système CSV Référence à l'ordonnance, à la résolution ou au document qui réglemente le système de génération CSV de l'entité
Signature de la copie Si la copie authentique doit être signée ou non Oui
Mécanisme de signature Le mécanisme qui sera utilisé pour signer la copie authentique est soit le "Signataire centralisé du Consortium AOC" qui conserve le sceau électronique de l'entité, soit le "Certificat numérique local" qui permet l'utilisation d'un certificat numérique stocké dans un dispositif cryptographique local de l'utilisateur Signataire centralisé du Consortium AOC
Signature visible sur copie Indique si la signature électronique de la copie conforme doit être visible ou non dans le document résultant Oui
Titre de la copie Titre ou dénomination de la copie authentique Copie de l'acte XXX
Objet de la copie Bref résumé sur le sujet/sujet de la copie
Identifiant du document d'origine l'identifiant du document source à copier 010203
Auteur du document Nom ou données d'identification de l'auteur du document source Père Poma
Origine du document Indique si le contenu du document source a été créé par le citoyen ou par une Administration Citoyens
Régime d'accès Régime d'accès à la copie authentique. Pour choisir parmi la liste de valeurs Accès libre
Statut d'élaboration Indique la nature de la copie. Valeurs à choisir dans une liste. Il est important que la valeur indiquée corresponde au support du document original Copie électronique authentique du document papier
Métadonnées visibles sur copie Si les métadonnées minimales doivent être estampillées et visibles sur la copie conforme. Si tel est le cas, le contenu du document original sera mis à l'échelle à 80 % de sa surface d'origine et les métadonnées seront estampillées dans la marge résultante. Oui
Type de document
Type de document du document à choisir dans une liste Acte
Nature du document source Indique la nature du document source à copier. Les valeurs à choisir sont : original, copie conforme et copie Original
Cachet visible Inclure visiblement un tampon avec les données du journal d'entrée/sortie dans la copie Oui
Numéro d'enregistrement de sortie
Numéro du journal de sortie associé au document source S/000016-2018
Date de départ Vérification de la date de départ associée au document source. Le format de la date doit être jj : mm : aaaa hh : mm : ss 12/04/2018 13:48:29
Numéro d'enregistrement Numéro de fiche d'entrée associé au document source E/000016-2018
Date d'arrivée
Date d'enregistrement d'entrée associée au document source. Le format de la date doit être jj : mm : aaaa hh : mm : ss 11/04/2018 13:48:29