Consideracions prèvies
L’usuari ha d’obrir l’aplicació nativa per poder establir la connexió entre el dispositiu d’escaneig i l’aplicació web del servei CÒPIA (més informació)
Nota: Davant la complexitat de la configuració d’escàners en xarxa recomanem l’ús d’escàners locals.
Pas 1: seleccionar una plantilla o sense
Per generar la còpia només cal clicar el botó “Crea una còpia”
A continuació, apareix un popo-up que permet escollir si per generar la còpia es farà ús d’una plantilla (aquesta opció facilita que l’usuari no hagi d’emplenar la majoria de camps de configuració perquè ja estan informats) o bé sense plantilla (implica que l’usuari haurà d’emplenar tots els camps)
Pas 2: emplenar o revisar els camps de configuració i de metadades:
En funció del que hagi escollit (plantilla o sense), l’usuari haurà d’emplenar els camps obligatoris (i, opcionals, si s’escau) que apareixen remarcats en color vermell:
- òrgan que expedeix la còpia
- Suport del document original:
- Paper: per si es vol fer una còpia autèntica d’un document en suport paper mitjançant un escàner
- Electrònic: per si es vol fer una còpia autèntica d’un document electrònic (en aquest cas, només es permeten fer còpies de documents en format PDF)
- Títol de la còpia
- Identificador del document original
Els camps a emplenar s’agrupen en tres blocs:
- Paràmetres de configuració de la còpia
- Metadades de la còpia
- Metadades del registre: bloc totalment opcional i pensat per aquells usuaris que vulguin fer una còpia d’un document presentat al registre d’entrada i sortida de l’ens. L’eina permet incorporar un segell amb les dades del registre a la còpia o en el cas que no es vulgui s’incorporaran com a metadades.
Pas 3: Generació de la còpia
Un cop emplenats tots els camps, només cal clicar al botó “Genera”.
A continuació, s’obre una pantalla amb el component web per realitzar la còpia:
- En cas de generar una còpia d’un document paper cliqueu aquí
- En cas de generar una còpia d’un document electrònic cliqueu aquí
- En cas de generar una còpia que incorpori el segell d’entrada i sortida cliqueu aquí
Més informació sobre les metadades i camps de configuració:
| Nom | Descripció | Exemple |
| Òrgan que expedeix la còpia | Identificador normalitzat de l’òrgan que té atribuït la competència d’expedició de còpies autèntiques | Secretaria o codi DIR3 |
| Suport del document original | Indica la naturalesa o suport del document original del qual se’n farà una còpia | Paper |
| Codi segur de verificació a la còpia | El CSV és una referència única que s’atorga a cada document, formada per un conjunt de caràcters i generada electrònicament. Aquesta referència permet identificar el document, vincular-lo amb el seu emissor i verificar la seva autenticitat i integritat a través de l’accés a la seu electrònica. |
Si |
| URL de verificació de les còpies mitjançant CSV | URL, disponible a la Seu Electrònica de l’ens, que permet comprovar l’autenticitat i integritat de les còpies autèntiques en paper de documents administratius electrònics emesos per l’ens.
Important: Si es vol que a la URL aparegui també el CSV s’ha d’informar la URL de la següent manera: url + {0}. Com l’exemple: http://csv.domini.cat/csv?id={0} NOTA: Si el vostre ens no disposa d’una pàgina de verificació de CSV pròpia, no cal informar aquest camp ni cap que faci referència al CSV. El servei Còpia no disposa d’una pàgina de verificació de codis segurs de verificació. |
Si es vol incloure el CSV a la URL: http://csv.domini.cat/csv?id={0} Si no es vol incloure el CSV a la URL: http://csv.domini.cat/ |
| Mecanisme de generació del CSV | Indica la forma en que es generarà el CSV. Si es selecciona automàtic, el propi servei generarà el codi seguint el següent patró: [codi INE de l’ens][DDMMYYYY][FACTOR_ALEATORI]. Si es selecciona manual, l’usuari l’haurà d’informar en el moment de generar la còpia | Automàtic |
| Referència a l’ordre que regula el sistema de CSV | Referència a l’ordre, resolució o document que regula el sistema de generació de CSV de l’ens | |
| Signatura de la còpia | Indica si la còpia autèntica ha de ser signada o no | Si |
| Mecanisme de signatura | Mecanisme que es farà servir per signar la còpia autèntica ja sigui el “Signador centralitzat del Consorci AOC” que custodia el segell electrònic de l’ens o bé “Certificat digital en local” que permet utilitzar un certificat digital emmagatzemat en un dispositiu criptogràfic local de l’usuari | Signador centralitzat del Consorci AOC |
| Signatura visible a la còpia | Indica si la signatura electrònica de la còpia autèntica haurà de ser visible o no en el document resultant | Si |
| Títol de la còpia | Títol o nom de la còpia autèntica | Còpia de l’escriptura XXX |
| Assumpte de la còpia | Breu resum sobre el tema/assumpte de la còpia | |
| Identificador del document original | l’identificador del document origen del qual es farà la còpia | 010203 |
| Autor del document | Nom o dades identificatives de l’autor del document origen | Pere Poma |
| Origen del document | Indica si el contingut del document origen va ser creat pel ciutadà o per una Administració | Ciutadà |
| Règim d’accés | Règim d’accés a la còpia autèntica. A escollir de llista de valors | Accés lliure |
| Estat elaboració | Indica la naturalesa de la còpia. Valors a escollir d’un llistat. Important que el valor indicat quadri amb el suport del document original | Còpia autèntica electrònica de document paper |
| Metadades visibles a la còpia | Indica si les metadades mínimes han de ser estampades i visibles a la còpia autèntica. En cas afirmatiu, el contingut del document original serà escalat al 80% de la seva superfície original i les metadades seran estampades al marge resultant. | Si |
| Tipus de document |
Tipologia documental del document a escollir d’un llistat | Acta |
|
Data de fi de vigència de la còpia |
Data en que caducarà la vigència de la còpia autrèntica. El format de la data ha de ser dd:mm:aaaa hh:mm:ss. | 12/04/2025 13:48:29 |
| Naturalesa del document origen | Indica la naturalesa del document origen del qual es farà la còpia. Els valors a escollir són: original, còpia autèntica i còpia | Original |
|
Data del document original |
Data en que es va crear el document original. El format de la data ha de ser dd:mm:aaaa hh:mm:ss | 12/04/2018 13:48:29 |
|
Idioma |
Definir l'idioma del document. D'acord amb l'e-EMGDE aquesta metadada haurà d'informar dos paràmetres:
En ambdós casos serà un codi Alpha-2, és a dir, un codi de dues lletres per al país i per a la llengua. |
es_ES, ca_ES, gl_ES, eu_ES(castellà, català, gallego, euskera) |
| Segell visible | Permet incloure de forma visible un segell amb les dades del registre d’entrada/sortida a la còpia | Si |
| Número de registre de sortida |
Número de registre de sortida associat al document origen | S/000016-2018 |
| Data de registre de sortida | Data del registre de sortida associat al document origen. El format de la data ha de ser dd:mm:aaaa hh:mm:ss | 12/04/2018 13:48:29 |
| Número de registre d’entrada | Número de registre d’entrada associat al document origen | E/000016-2018 |
| Data de registre d’entrada |
Data del registre d’entrada associat al document origen. El format de la data ha de ser dd:mm:aaaa hh:mm:ss | 11/04/2018 13:48:29 |